Projektassistenz (m/w/d)
Referenznummer: 2026-0226
Standort: Heidelberg
Arbeitszeit: Vollzeit
Bereich: Postdoc und Clinician Scientist Programs Office
Das Deutsche Krebsforschungszentrum unterstützt mit seinen internationalen Postdoc- und Clinician Scientist-Programmen Wissenschaftler:innen nach ihrer Promotion (Postdocs) sowie Ärzt:innen, die neben ihrer klinischen Tätigkeit wissenschaftlich forschen (Clinician Scientists).
Zur Verstärkung unseres Teams des Postdoc und Clinician Scientist Programs Office suchen wir ab Februar 2027 eine engagierte Persönlichkeit.
Insgesamt begleiten wir rund 450 Postdocs sowie Clinician Scientists während ihrer Zeit am DKFZ und an unseren Partnerstandorten. Unser Team organisiert unter anderem internationale Rekrutierungs- und Auswahlverfahren, Förderprogramme, Onboarding-Veranstaltungen, Weiterbildungs- und Karriereangebote sowie Veranstaltungen zur Vernetzung. Darüber hinaus beraten wir die Wissenschaftler:innen zu ihrer beruflichen Entwicklung und arbeiten dafür eng mit verschiedenen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des DKFZ sowie mit nationalen und internationalen Partnerorganisationen zusammen. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv an der Umsetzung und Weiterentwicklung unserer Programme und Projekte mitwirkt.
Your Tasks
- Koordination von Auswahlverfahren für Postdoktorand:innen und Clinician Scientists, einschließlich der Planung und Umsetzung von Ausschreibungskampagnen, des Bewerbermanagements sowie der Kommunikation und Beratung von Bewerber:innen und Gutachter:innen
- Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Postdoc und Clinician Scientist Programme, darunter Auswahlveranstaltungen, Workshops, Karrieremessen, Einführungs- und Informationsveranstaltungen sowie nationale und internationale Vernetzungstreffen
- Übernahme von Projekten und Teilprojekten zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse der Programme in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen des DKFZ
- Kommunikation und Zusammenarbeit mit Wissenschaftler:innen, internen Verwaltungsabteilungen sowie nationalen und internationalen Kooperationspartner:innen
- Bearbeitung interner und externer Anfragen sowie Betreuung programmspezifischer Mailinglisten und Kommunikationskanäle
- Pflege und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse, einschließlich der Betreuung und Aktualisierung der internen Postdoc-Datenbank
- Aufbereitung und Auswertung von Daten sowie Erstellung von Berichten und Dokumentationen, insbesondere im Zusammenhang mit Fördermitteln
- Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
Your Profile
- Abgeschlossene einschlägige Hochschulausbildung (Bachelor oder vergleichbarer Abschluss) oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Bereich, idealerweise mit entsprechender Berufserfahrung
- Erfahrung in der Koordination und Administration von Projekten, Programmen oder Veranstaltungen, idealerweise im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine team- und serviceorientierte Arbeitsweise im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in weitere digitale Systeme und Datenbanken einzuarbeiten
- Idealerweise Erfahrung in der Wissenschaftsadministration, der Organisation von Auswahlverfahren oder im Umgang mit Datenbanken und Reporting
- Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Wissenschaftsumfeld
We Offer
- Excellent framework conditions: state-of-the-art equipment and opportunities for international networking at the highest level
- 30 days of vacation per year
- Flexible working hours
- Remuneration according to TV-L incl. occupational pension plan and capital-forming payments
- Possibility of mobile work and part-time work
- Family-friendly working environment
- Sustainable travel to work: subsidized Germany job ticket
- Unleash your full potential: targeted offers for your personal development to further develop your talents
- Our Corporate Health Management Program offers a holistic approach to your well-being
Kontakt: Dr. Mariana Schulte-Sasse, Telefon: +49 6221/42-1696
Dauer: Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit einer Verlängerung.
Bewerbungsfrist: 25.11.2026
