Secrétaire au secrétariat général - Munich

Emploi

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’Institut français de Munich, installé Kaulbachstraße 13, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Munich et en Bavière. Il propose notamment des cours de français adaptés aux besoins spécifiques de chacun des publics ainsi qu’une riche médiathèque francophone.

L’IFA - antenne de Munich recherche une/un secrétaire au secrétariat général.

Missions

Sous l’autorité du directeur délégué et du secrétaire général de l’antenne, la/ le secrétaire exécute principalement les missions suivantes :

Vérification de factures, conventions, frais de missions, documents administratifs etc.
Saisie des opérations sur le logiciel ELAP (dépenses, recettes etc),
Traitement des relevés bancaires en lien avec le régisseur,
Contribution à la sécurisation des procédures administratives
Appui au traitement des demandes de remboursement, des suivis de paiement et des rappels, et suivi des impayés,
Recherche de prestataires, demandes de devis et mise en concurrence,
Appui administratif et logistique
Suivi du courrier, des facturations et des livraisons ; suivi des contrats et déclarations administratives en lien avec le SG ;
Gestion des commandes et de l’approvisionnement en fournitures courantes ;
Archivage de documents.
Soutien à l’élaboration d’états comptables /statistiques ;
Soutien administratif transversal (besoin service des cours, examens, médiathèque…)