Assistenzkraft (m/w/d) im Servicebereich der Abteilung Zentrale Dienste

Aufgabenschwerpunkte

• Sie sind für die Abwicklung des digitalen und analogen Postein- und Postausgangs des gesamten Jugendamtes sowie für die entsprechende Ablage der Dokumente in Dokuneo zuständig.
• Sie erteilen allgemeine Auskünfte per Telefon, E-Mail und im persönlichen Kontakt mit Bürgerinnen und Bürger im Servicebereich zu den Aufgaben und Zuständigkeiten des Jugendamtes sowie angrenzender Bereiche.
• Sie unterstützen die einzelnen Teams des Jugendamtes bei administrativen Aufgaben. Dazu gehören insbesondere die persönliche Ausgabe und der Versand von Anträgen, die Pflege von Listen, das Einholen von Auskünften bei Einwohnermeldeämtern, die Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, die Pflege des Behördenpostfachs, das Verfassen von Serienbriefen und Anschreiben, die Vorbereitung von Zahlungsanweisungen im RWF sowie der Versand von Gerichtsakten.
• Sie übernehmen während der Öffnungszeiten des Jugendamtes die Besucherlenkung und sorgen für eine gezielte Weiterleitung der Bürgerinnen und Bürger an die zuständigen Ansprechpersonen.
• Sie koordinieren Termine und unterstützen die Vorbereitung von Sitzungen für die verschiedenen Abteilungen des Jugendamtes.
• Sie legen die erforderlichen Grunddaten in den jeweiligen Fachsoftwareprogrammen des Jugendamtes an.
• Sie sind für die Materialverwaltung und das Bestellwesen des Jugendamtes zuständig.
• Sie beaufsichtigen Akteneinsichtsverfahren im Jugendamt.
• Sie führen Archivierungsarbeiten durch und unterstützen damit eine strukturierte und ordnungsgemäße Aktenverwaltung.

Ihr Profil ist:

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung in einem Verwaltungsberuf, alternativ eine Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, verbunden mit mehrjährigen beruflichen Erfahrungen mit Bürgerinnen und Bürger (sowohl persönlich als auch telefonisch) in einer vergleichbaren Funktion.

Ferner können Sie uns überzeugen mit:

• Sie verfügen über ein hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung.
• Sie besitzen eine einwandfreie Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
• Sie bringen eine hohe Kooperationsbereitschaft und eine ausgeprägte Teamorientierung mit.
• Sie zeichnen sich aus durch eine selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent.
• Sie besitzen gute EDV-Kenntnisse (MS Office), einen sicheren Umgang mit digitalen Medien sowie Aufgeschlossenheit gegenüber Digitalisierungsprozessen.
• Sie zeichnen sich aus durch Flexibilität und Belastbarkeit.

Der Odenwaldkreis steht für Vielfalt und Chancengleichheit und freut sich über Bewerbungen von allen Interessierten. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns über Bewerbungen, die bis zum 15.11.2026 eingereicht werden können.

Für weitere fachliche Informationen stehen Frau Krämer, Abteilung Zentrale Dienste des Jugendamtes (Tel.: 06062 - 6014 1413), oder für personalrechtliche Fragen Frau Stephan, Leiterin des Personalamtes (Tel.: 06062 6014- 2160), gerne zur Verfügung.