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Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung
- Standort
- Freiburg im Breisgau
- Remote
- Hybrid
- Anstellungsart
- Vollzeit
- Erfahrung
- Mid-Level
- Bereich
- Verwaltung und Sekretariat
- Bewerbungsfrist
- 09.11.2026
Anforderungen auf einen Blick
- 3-jährige Berufsausbildung (Erforderlich)
- Mehrjährige Berufserfahrung Büromanagement (Erforderlich)
- Outlook (Erforderlich)
- Word (Erforderlich)
- Excel (Erforderlich)
- Deutsch C2 (Erforderlich)
- Englisch B2 (Erforderlich)
- Französischkenntnisse (Wünschenswert)
ErforderlichWünschenswert
Heute
Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung
Vollzeit
Sekretariat / Verwaltung
Die Zentrale Verwaltung sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin für Internationalisierung und Nachhaltigkeit und der Prorektorin für Universitätskultur ein Organisationstalent.
Bewerbungsfrist: 9. November 2026 Veröffentlichungsdatum: 26. Oktober 2026 Eintrittstermin: 1. Januar 2027 Arbeitsumfang: Vollzeitstelle Kennziffer: 00005250
Beschreibung
In dieser Position leisten Sie innerhalb eines motivierten Teams einen wichtigen Beitrag zum Erfolg der Universität Freiburg.
Zu den Aufgaben gehören:
- Strategische Kalender- und Terminsteuerung: Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination komplexer Terminkalender sowie die Priorisierung von Anfragen; Vorbereitung und Aufbereitung relevanter Entscheidungsgrundlagen sowie fachliche Zusammenstellung notwendiger Unterlagen.
- Fachliche Unterstützung der Gremienarbeit: Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen, insbesondere die konzeptionelle Erstellung und redaktionelle Überarbeitung von Tagesordnungen sowie Präsentationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
- Event- und Projektmanagement: Ganzheitliche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Events; Verantwortung für das gesamte Einladungsmanagement sowie die professionelle Betreuung und Koordination nationaler und internationaler Gäste.
- Reisemanagement: Eigenständige Organisation, Administration und Kostenoptimierung von nationalen und internationalen Dienstreisen unter Berücksichtigung individueller Rahmenbedingungen.
- Stakeholder-Management & Korrespondenz: Professionelle, eigenständige schriftliche und mündliche Kommunikation sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache ggf. auch in französischer Sprache.
- Operatives Office Management & Budgetkontrolle: Steuerung des Office Managements, einschließlich der strategischen Beschaffung, der Budgetüberwachung sowie der Erstellung und Prüfung von fachspezifischen Dokumenten, Rechnungen, Druckvorlagen und Formularen.
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
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