Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele unterschiedliche Themen gleichzeitig zusammenkommen? Du arbeitest vorausschauend, absolut zuverlässig und diskret und hast Freude daran, anderen organisatorisch den Rücken freizuhalten?
Du bist sicher in der schriftlichen Kommunikation, kannst nach Diktat arbeiten und weißt, wie wichtig ein professioneller erster Eindruck gegenüber Besuchern und Geschäftspartnern ist?
Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
Für unsere Geschäftsstelle am Baakenhafen suchen wir ab sofort eine erfahrene und engagierte Chefassistenz.
Als Chefassistenz bist Du eine zentrale organisatorische Schnittstelle. Du koordinierst Termine und Informationen, behältst Fristen und offene Vorgänge im Blick, unterstützt bei der Korrespondenz und sorgst gleichzeitig für einen professionellen Empfang unserer Gäste.
Unterstützung der Geschäftsführung im gesamten Tagesgeschäft
Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Unterlagen sowie deren Vor- und Nachbereitung
Erstellung und Bearbeitung von Briefen, E-Mails und sonstiger Korrespondenz, auch nach Diktat oder mündlicher Vorgabe
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie strukturierte Ablage und Dokumentation
Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen sowie selbstständiges Nachhalten ausstehender Rückmeldungen
Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, einschließlich Aufnahme und Weiterleitung ihrer Anliegen
Organisation des Empfangs-, Büro- und Besprechungsbereichs sowie Unterstützung bei internen und externen Terminen
Eigenständige Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen und Einrichtungen von SterniPark
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Verwaltung
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherheit beim Schreiben nach Diktat sowie beim selbstständigen Formulieren von Schriftstücken
ausgeprägtes Organisationsgeschick und ein gutes Gespür für Prioritäten
sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel
freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten
Freude am Kontakt mit Besuchern und unterschiedlichen Ansprechpartnern
hohe Diskretion und Loyalität
Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
eigenständiges und vorausschauendes Arbeiten
Besonders wichtig ist uns, dass Du mitdenkst: Du erkennst offene Punkte, behältst Fristen im Auge, fragst selbstständig nach und sorgst dafür, dass Vorgänge zuverlässig weiterbearbeitet werden
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und Vergütung nach Tarif
- Premium-Deutschlandticket, E-Bike-Leasing und weitere attraktive Zusatzleistungen
- Betriebliche Altersvorsorge und Sonderzuwendungen
- Mitarbeiterkonditionen für Krippen- und Kindergartenplätze
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und Gestaltungsspielraum
- Ein modernes Arbeitsumfeld in der HafenCity
BATO1_DE
