Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)
Die ausgeschriebene Stelle ist im Dezernat Bau- und Liegenschaftsmanagement (BLM), in der Abteilung Infrastrukturelles Liegenschaftsmanagement (ILM) angesiedelt. Innerhalb der JGU ist die Abteilung ILM Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Nutzung von Gebäuden und Außenanlagen der Johannes Gutenberg-Universität.
Als Mitarbeiter*in in der Registratur übernehmen Sie die fachliche Verantwortung. Sie stellen einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Zuständigkeitsbereich sicher und entwickeln die bestehenden Prozesse – insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung – zukunftsorientiert weiter.
Ihre Aufgaben:
- Sicherstellung einer effizienten Registratur:
- Ordnen von papiergebundenen und elektronischen Akten nach dem aktuellen Aktenplan
- Digitalisieren von Akten und Schriftstücken zur Weiterleitung und Archivierung
- Bearbeitung von Postein- und ausgängen, insb. des Präsidiums
- Beantwortung telefonischer Anfragen, z.T. auf Englisch
- Verteilung von Gesetzesblättern
- Aushilfe bei der Poststelle der JGU
- Unterstützung und Weiterentwicklung von IT-gestützten Prozessen der Schriftgutverwaltung inkl. E Akte und E-Vorgangsbearbeitung
- Verwaltung des Altschriftgutes, Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Vorbereitung für die Abgabe an das Universitätsarchiv
- Unterstützung weiterer Verwaltungsprozesse, u.a.
- Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Antrittsvorlesungen neu berufener Hochschullehrer/innen in Abstimmung mit den Fachbereichen
- Auswertung von (Senats-)Protokollen
- Raumvergabe
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen kaufmännischen Bereich (bspw. Kaufmann/frau für Büromanagement o.ä.)
- EDV-Kenntnisse (insbes. der Microsoft-Office-Produkte), DocuWare, JobRouter
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- Führerschein Klasse B
- Kenntnisse im Archiv- und Registraturwesen sind wünschenswert
- Kenntnisse der Organisation und der Strukturen der JGU sowie des Aufbaus und der Zuständigkeiten innerhalb der Zentralen Verwaltung sind von Vorteil
- Gesundheitliche Eignung/körperliche Belastbarkeit im Hinblick auf schweres Heben und Tragen im Rahmen von Aktenaussonderungen
- Teamgeist und eine kooperative Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und Zuverlässigkeit
- Absolute Diskretion und einen vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Informationen
Die Stelle wird nach EG 6 TV-L vergütet und ist ab sofort unbefristet zu besetzen.
Eine Besetzung mit zwei Teilzeitkräften ist möglich.
Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen. Bewerbungen älterer Menschen sind erwünscht. Menschen mit Schwerbehinderung und die ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellten Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt bis zum 13.11.2026 mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante (Arbeits-)Zeugnisse (ggf. mit deutscher Anerkennung)).
Eine Einstellung in den öffentlichen Dienst des Landes Rheinland-Pfalz darf nur erfolgen, wenn Sie die Gewähr dafür bieten, jederzeit für die freiheitliche demokratische Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes und der Verfassung für Rheinland-Pfalz einzutreten.
Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint the JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.
Wir bieten
- Sichere und transparente Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder sowie weitere Zusatzleistungen wie eine Jahressonderzahlung und betriebliche Altersversorgung
- Unterstützung für Eltern und pflegende Mitarbeitende, Kitaplätze sowie ein großes Gesundheits- und Sportangebot auf dem Campus
- Großer öffentlicher Parkplatz direkt neben dem Gebäude
- Möglichkeit zur Nutzung von Corporate Benefits
- Möglichkeit zur Nutzung der Angebote des allgemeinen Hochschulsports
- Ermäßigtes Deutschlandticket
Eckdaten
Kennziffer: J217-2026
Bewerbungsfrist: 13.11.2026
Eingruppierung: EG 6 TV-L
Befristung: Unbefristet
Einsatzort: Mainz
Umfang: 100%
Eintrittsdatum: Ab sofort
