Teamassistenz (w/m/d)
connAIx in Heilbronn
- Art: permanent
- Start: as soon as possible
- Arbeitszeit: Full-time
- Gehalt: 49,300.00 to 57,200.00 EUR gross per year
Mit connAIx – Research School for Applied AI BW stärken das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg sowie die Partneruniversitäten Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Universität Stuttgart und Universität Tübingen gemeinsam die Innovationskraft und Technologieführerschaft des Landes auf KI-basierten Zukunftsfeldern.
Wir suchen für das Fundamentals for Autonomous and Biomedical Systems Lab unter der Leitung von Prof. Dr. Philipp Rothemund, Gründungsdirektor von connAIx (Universität Stuttgart), am connAIx in Heilbronn zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit.
Your Tasks
Projekt- und Finanzadministration
- Überwachung und Verwaltung des Lab-Budgets (Sach-, Personal- und Investitionsmittel) mithilfe einschlägiger Systeme (z.B. SAP)
- Erstellung und Aktualisierung von Soll/Ist-Kostenplänen sowie Mittelabflussplänen
- Überwachung der Personalzeitnachweise
- Vorprüfung und sachlich-richtige Zeichnung von Rechnungen, Bearbeitung von Bestellvorgängen
- Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (EU, DFG, BMBF u.a.)
- Unterstützung bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen und Projektberichten für Förderinstitutionen
- Administrative Begleitung laufender Forschungsprojekte: Terminüberwachung, Ressourcenverfolgung und Kommunikation an die Projektleitung
- Laufende Führung von Projektdokumentationen, einschließlich Vortragsmanuskripten und Präsentationsfolien
- Aufbau und Pflege eines strukturierten Dokumentenablagesystems sowie von Projektwebseiten und Wikis
- Organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektpartnern (Universitäten, Forschungseinrichtungen, Ministerien, EU-Institutionen)
Unterstützung der Lab-Leitung & Sekretariat
- Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats sowie organisatorische Unterstützung des Leiters des Labs im Tagesgeschäft
- Terminkoordination, Korrespondenz (Deutsch und Englisch) und Kommunikation mit internen und externen Partnern auf allen Ebenen
- Planung, Organisation und Abrechnung aller Dienstreisen des Leiters des Labs
- Vorbereitung, Begleitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
- Gästebetreuung, einschließlich internationaler Gastwissenschaftler:innen
- Bestellung und Überwachung von Betriebsmitteln für das Lab
Betreuung der Lab-Mitglieder
- Erste Ansprechperson für alle Labmitglieder; Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Zugängen
- Pflege und Verwaltung von Personaldaten sowie Unterstützung bei HR-relevanten Prozessen
- Unterstützung bei der Organisation von Teamevents und der Pflege einer positiven Teamkultur
- Administrative Begleitung von Promotionsverfahren: Koordination von Prüfungsterminen, Unterstützung bei Einreichungen und Betreuung von Doktorand:innen
connAIx & Koordination Universität Stuttgart
- Koordination und Zusammenarbeit mit den anderen Labs und ihren Teamassistenzen am connAIx sowie mit der Teamassistenz des Labs an der Universität Stuttgart
- Pflege der Außendarstellung des Labs (Webseite, interne Kommunikationskanäle)
- Unterstützung bei der Organisation der vom Lab koordinierten Veranstaltungen der connAIx Graduate School und weiterer Veranstaltungen
Your Profile
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kauffrau /Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau / Industriekaufmann (w/m/d)) oder gleichwertige Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung in der Wissenschaftsadministration, Hochschulverwaltung oder in einem Forschungsumfeld
- Kenntnisse in der Finanz- und Projektverwaltung sowie Erfahrung mit Budgetüberwachung und Drittmittelprojekten
- Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Workshops oder wissenschaftlichen Tagungen
- Kenntnisse der Strukturen und Abläufe in einem Hochschul- oder Forschungsumfeld von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Organisationsstärke, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise auch in dynamischen Situationen
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Freude an der Arbeit mit einem internationalen, interdisziplinären Team aus Wissenschaft, Technik und Administration
- Verbindliches, serviceorientiertes Auftreten und souveräne Kommunikation auf allen Ebenen
- Teamorientierte, kooperative Haltung
We Offer
Purposeful Contribution
Your work creates the conditions for world‑class research—and helps ensure that science makes a tangible difference for society and the future.
Flexible Working Hours
Take advantage of flexible‑hours schemes, remote‑work options, and a 30‑day annual leave entitlement to achieve an optimal work‑life balance.
Family-friendliness
The “KIT‑Family +” program assists you in reconciling work and family life by offering childcare services, holiday activities, a parent‑child office space, and assistance with caring for relatives.
Career‑Building and Developmental Opportunities
We provide you with a structured onboarding program, a broad spectrum of continuing‑education options, and personalised support, thereby fostering your individual growth.
Stay Healthy
Under the motto “Fit at KIT – Body, Mind and Soul,” we promote your well‑being through fitness classes and mental‑health programmes.
Individualised Extra Benefits
Enjoy a corporate pension (VBL), a €25 monthly contribution toward a JobTicket BW, plus a broad selection of cultural and recreational programmes.
Job location: Other
Contract duration: permanent
Salary: Salary category 9a TV-L; classification is based on personal and professional qualifications.
Application up to: 2026-12-13
Job posting number: 1271/2026
